Stadt Trier setzt auf DMS- und Workflowlösung von LORENZ Orga

Über die KommWis GmbH als Generalunternehmer führt die Stadt Trier derzeit die DMS- und Workflowlösung der LORENZ Orga-Systeme GmbH ein. KommWis, ein Tochterunternehmen der kommunalen Spitzenverbände in Rheinland-Pfalz, hatte sich im Frühjahr 2017 nach einer europaweiten Ausschreibung für DMS/VBS für das Land Rheinland-Pfalz für die Produkte von LORENZ Orga entschieden; ein Vertrag zur landesweiten kommunalen eAkte und dms/vbs-Lösung in Rheinland-Pfalz wurde unterzeichnet.

Generalunternehmer für das Projekt in Trier ist die KommWis, die konkrete Installation auf der Infrastruktur der Stadt und die Betreuung des Systems obliegt LORENZ Orga. „Die Software hat uns von Anbeginn an überzeugt“, erklärt Patrick Schmitt vom zentralen Organisations- und IT-Amt der Stadt Trier. Mit elektronischem

Dokumentenmanagement und Workflows hatte die Kommune zuvor nicht gearbeitet, sondern die Belege zu ihren Fachverfahren in den einzelnen Ämtern weitestgehend in Papierform erstellt, bearbeitet und archiviert. Im ersten Projektschritt ging es um die elektronische Rechnungsverarbeitung, inklusive der neuen Formate XRechnung und ZUGFeRD. Grund für diese Reihenfolge ist das Inkrafttreten des neuen E-Rechnungsgesetzes. Die Rechnungen werden mit der Lösung direkt nach ihrem Eintreffen eingescannt und über die Erfassungssoftware 2Charta Invoice Reader texterkannt und klassifiziert. Die somit elektronisch vorliegenden Rechnungsdaten lassen sich im Zuge der Validierung mit den Daten aus SAP knüpfen und abgleichen. Soweit die Bearbeitung der E-Rechnung komplett eingeführt ist, sollen die Themen Schriftgutverwaltung und E-Akte folgen (begonnen mit der elektronischen Personalakte), auf der Agenda steht außerdem die Erarbeitung eines Aktenplans für die Gesamtverwaltung.