Status von Rechnungen jetzt sonnenklar
Hallenser Solarmodulhersteller Innotech Solar setzt Freigabeworkflow für die Rechnungsprüfung ein. Durch die Konsolidierung der Standorte konnte die Effizienz in der Buchhaltung gesteigert werden und die Rechnungsfreigabe gestaltet sich für das Management flexibler.
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Innotech Solar ist ein führender europäischer Hersteller von Solarmodulen höchster Qualität und eine der wenigen europäischen Solarfirmen, die nicht nur in Asien kauft, sondern dort auch verkauft. Die ITS fertigt in Fabriken in Schweden und Deutschland und hebt sich vom Wettbewerb auf Zellebene vor allem durch ein Verfahren zur Hot-Spot Vorbeugung ab, bei dem die Zellen zusätzlich vor und nach der Optimierung durch ein Thermographiebild geprüft werden. Die Qualität der gesamten Wertschöpfungskette sowie der Co2 Footprint der Innotech Solar wurde von unabhängigen Prüfinstituten bestätigt. In Deutschland ist das norwegische Unternehmen durch die ITS Innotech Solar Module GmbH mit Sitz in Halle (Saale) vertreten.
Im Jahr 2009 am Standort gegründet, musste die ITS Innotech Solar Module GmbH ihre Softwarelandschaft erst nach und nach aufbauen. In den ersten anderthalb Jahren erledigte ein externes Steuerbüro die Finanzbuchhaltung. Dann wurde das Thema ins Unternehmen verlagert und parallel zum Aufbau der internen Buchhaltung eine passende Rechnungswesen-Software gesucht. Die Wahl fiel auf Sage. Ein elektronischer Workflow für die Rechnungsfreigabe stand zunächst gar nicht oben auf der Prioritätenliste. Weil aber bereits eine integrierte Lösung aus Sage ERP und den LORENZ-Produkten FlowManager Invoice und 2Charta® DMS existiert, folgte das Solar-Unternehmen der Empfehlung seines Sage-Implementierungspartners und führte den Rechnungsworkflow von LORENZ Orga-Systeme ein.
Mehrere Standorte konsolidiert
„Bis dahin hatten wir unsere Rechnungen komplett manuell bearbeitet“, berichtet Kai Förster, VP Finance der ITS Innotech Solar Module GmbH, „die elektronische Ablage und Weiterleitung der Dokumente hilft uns inzwischen, interne Prozesse deutlich zu beschleunigen und Kosten zu sparen.“ Dies vor allem vor dem Hintergrund, dass sich zwei Mandanten in dem System abbilden lassen: die ITS Innotech Solar Module GmbH in Halle, die zusätzlich mit einer Vertriebs-Niederlassung in München vertreten ist, sowie die ITS Halle Cell GmbH. An beiden Standorten trafen die insgesamt rund 200 Eingangsrechnungen folglich früher verteilt ein und mussten für Freigaben aufwändig hin- und hergeschickt werden.
Mit der LORENZ-Lösung konnte Innotech Solar den Posteingang am Standort Halle konsolidieren. Im Bereich Finanzen wird jede Rechnung gescannt und in 2Charta® DMS abgelegt.
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Dort wurde ein User „Controlling-Finanzen“ eingerichtet, über den die Mitarbeiter des kaufmännischen Bereiches den kompletten Rechnungsworkflow einsehen können. Der Kreditor wird in die 2Charta®-Maske eingetragen und durch eine Verlinkung zur Sage-Datenbank werden sofort die dazugehörigen Kreditoren-Stammdaten wie Bankverbindung und Buchhaltungskonto aus der Finanzbuchhaltungssoftware ermittelt. Damit ist die Rechnung vorkontiert und der Workflow kann beginnen. Zwanzig Freigeber sind an das Workflowsystem angebunden und erhalten darüber die sie betreffenden Rechnungen. Kathleen Kusserow, Mitarbeiterin im Bereich Finanzen: „Wenn es gut läuft, haben wir die Rechnung noch am gleichen Tag zurück, im Regelfall dauert die Freigabe zwei Tage – früher haben wir mitunter eine ganze Woche gewartet, bis wir buchen konnten.“
Effizienzgewinn in der Buchhaltung, mehr Freiheit für das Management
Kai Förster bestätigt den positiven Effekt der Lösung: „Es ist vom Handling her viel einfacher. Wir müssen keine Mappen mehr durchs Haus schleusen und wissen jederzeit, wo sich welche Rechnung in welchem Status befindet. In der Buchhaltung haben wir dadurch Zeit für wesentlichere Dinge und arbeiten ganz einfach effizienter.“
Für die vielreisenden Manager, welche die Rechnungen abzeichnen müssen, ist der elektronische Workflow ebenfalls von Vorteil. Sie können nun ortsunabhängig Freigaben erteilen, in dem sie sich mit ihren Notebooks per gesicherter VPN-Verbindung auf das Unternehmensnetzwerk einwählen.
Künftig will Innotech Solar die Möglichkeiten, welche LORENZ in Sachen DMS bietet, noch weiter ausbauen in Richtung eines elektronischen Vertragsdatenarchives. Auf dieses können dann die Manager von verteilten Standorten zugreifen. Außerdem will man ein elektronisches Bestellwesen aufbauen. Sobald bislang jemand einen Büroartikel benötigt, setzt sich eine manuelle E-Mail-Kette in Gang mit Bestellanforderungen, die der Vorgesetzte freigeben muss. Hier will das Hallenser Unternehmen ausloten, inwieweit sich dies mit der Procurement-Lösung von LORENZ automatisieren lassen kann. Kai Förster: „Der Einsatz von DMS und digitalen Freigabeprozessen ist in verschiedensten Unternehmensbereichen möglich, da sehen wir noch viel Potenzial.“